Esnaf ve küçük işletme için ücretsiz dijital araçlar: nereden başlamalı?
Bir kafe, kuaför, market, atölye ya da online satış yapan bir ev girişimi için dijital işler çoğu zaman aynı küçük sorulara iner: Menüyü masaya nasıl koyarım? Müşteri bana kolayca nasıl ulaşır? Ürün etiketine barkodu nasıl basarım? Fiyat listesini düzgün bir PDF yapmanın kolay yolu nedir? KDV'yi doğru hesapladım mı? Müşteri IBAN'ı yanlış yazdı mı? Bunların her biri için ayrı abonelik gerekmiyor. Aşağıdaki bölümlerde her iş için kısa bir yol ve işin "dikkat edilecek" yanını anlatıyoruz.
Bu araçların ortak özelliği hepsinin tarayıcınızda çalışması: müşteri listeniz, fiyatlarınız ve IBAN'ınız bir sunucuya gönderilmez; kayıt ya da üyelik yoktur. Küçük işletmeler için bu hem gizlilik hem de pratiklik demektir.
QR menü nasıl yapılır?
QR menü aslında bir web adresine giden bir kareli koddur. Telefon kamerasını koda tutan müşteri, menünüzün bulunduğu sayfayı açar. Bunun için iki parça gerekir: menünüzün durduğu bir adres ve o adresi taşıyan bir QR kod. Menünüzü bir PDF dosyası olarak ya da kendi web sitenizdeki bir sayfa olarak yayınlayın; adresini kopyalayın ve QR Kod Oluşturucu aracına yapıştırın.
- Menünüzü PDF ya da web sayfası olarak yayınlayın ve adresin kısa ve sabit olduğundan emin olun.
- QR Kod aracında "URL" türünü seçip adresi yapıştırın; kod anında oluşur.
- Hata düzeltme seviyesini orta bırakın; logo eklerseniz yüksek seviyeye geçin ki kod okunmaya devam etsin.
- PNG olarak indirin; büyük baskı (poster, tabela) için SVG indirin, böylece kod büyüdüğünde bulanıklaşmaz.
- Basmadan önce farklı telefonlarla okutarak test edin.
Dikkat edin: QR kod içine yazılan adres sabittir. Menü adresiniz değişirse basılı kod eski adrese gider. Bu yüzden menüyü, adresi değişmeyecek bir yerde tutun ve fiyat güncellerken dosyanın içeriğini değiştirin, adresini değil. Basım için kodun kenarını en az 2-3 cm tutun, koyu rengi açık zemin üzerine basın, çevresine boşluk bırakın ve parlak yüzeylerde yansımaya dikkat edin.
Misafirlerinize Wi-Fi parolasını da QR ile vermek isterseniz QR Wi-Fi aracı ağ adı ve parolayı koda dönüştürür ve yazdırılabilir bir misafir kartı üretir.
WhatsApp sipariş butonu ve bağlantısı
Küçük işletmelerde siparişlerin ve randevuların büyük kısmı WhatsApp üzerinden geliyor. Müşterinin numaranızı kaydetmesini beklemek yerine tek tıkla sohbeti açan bir bağlantı verebilirsiniz. WhatsApp Bağlantısı aracı telefon numarası ve hazır bir mesajdan bir wa.me bağlantısı, QR kodu ve web siteniz için bir "WhatsApp ile yazın" düğme kodu üretir. Hazır mesajı "Merhaba, menüdeki kuru fasulye için sipariş vermek istiyorum" gibi yazarsanız müşterinin işi kolaylaşır.
- Numara biçimi: Ülke koduyla, başında sıfır ve boşluk olmadan yazılır (Türkiye için 90 ile başlar).
- Hazır mesaj: Kısa tutun; müşteri isterse düzenleyebilir.
- Gizlilik: Bağlantıya tıklayan kişi sizin numaranızı görür; işletme hattı kullanın, kişisel numaranızı değil.
- Sosyal medya: Bağlantıyı biyografiye, Google işletme profiline ya da kartvizit QR koduna koyabilirsiniz.
Barkod: ne işe yarar, neye dikkat edilmeli?
Barkod, kasada ürünün hızlı okunması ve stok takibi içindir. Barkod Oluştur aracı EAN-13, EAN-8, UPC-A, Code 128, Code 39 ve ITF-14 barkodlarını, elinizdeki numaradan çizer; kontrol basamağını otomatik hesaplar ve PNG ya da SVG olarak indirir. Burada önemli bir ayrım var: araç numara üretmez ve numara satmaz. Mağaza zincirlerine ya da pazaryerlerine satacağınız ürünlerde geçerli ve benzersiz bir EAN numarası gerekir; bu numaralar GS1 gibi yetkili kuruluşlar aracılığıyla alınır ve başka birinin numarasını kullanmak sorun yaratır.
Yalnızca kendi dükkânınızda, iç stok takibi için etiket basıyorsanız Code 128 gibi serbest bir biçim kullanabilirsiniz; bu durumda numarayı kendiniz belirler, çakışmayı da kendiniz önlersiniz. Etiketi basmadan önce barkodu gerçek bir okuyucu veya telefon uygulamasıyla okutun, yeterli boş kenar ve kontrast olduğundan emin olun.
Fiyat listesi, teklif ve PDF düzeni
Müşteriye ya da tedarikçiye gönderilecek fiyat listesi, katalog notu veya teklif metninin düzgün bir PDF olması profesyonel görünmenizi sağlar. Metni yazıp Metinden PDF aracına yapıştırırsanız Türkçe karakter sorunu yaşamadan A4 PDF alırsınız; yazı boyutu, satır aralığı, başlık ve sayfa numarası ayarlanabilir. Daha zengin düzen gerekiyorsa Word'de hazırlayıp Word'den PDF'e ile ya da Word'ün kendi seçeneğiyle PDF yapabilirsiniz.
Önemli sınır: Bu araçlarla hazırlanan PDF, resmî fatura değildir. Resmî fatura; e-Fatura, e-Arşiv ya da yetkili bir sistem üzerinden, mükellefiyet durumunuza uygun olarak düzenlenir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Arşiv portalı gibi resmî yolları mali müşavirinizle birlikte değerlendirin: e-Arşiv Portal. Fiyat listesi, teklif, sipariş onayı ve iç notlar için PDF yeterlidir; fatura yerine geçecek bir belge hazırlamayın.
KDV hesabı: dahil mi hariç mi?
Fiyat etiketine yazdığınız rakamın KDV dahil mi hariç mi olduğunu karıştırmak, küçük işletmelerde kâr kaybının yaygın sebebidir. KDV Hesapla aracı iki yönde çalışır: KDV hariç tutardan KDV dahil toplamı bulur ya da KDV dahil toplamdan KDV'yi ayırır. Hazır oranlar %1, %10 ve %20'dir; özel oran da girebilirsiniz. Birden çok satırlı fatura taslağı hazırlayıp toplamı görmek mümkündür.
Örnek: KDV hariç 1.000 TL'lik bir ürün %20 oranıyla 1.200 TL'ye satılır. Müşteri 1.200 TL ödedi ve siz KDV dahil toplamdan geri hesaplıyorsanız KDV tutarı 1.200 / 1,20 = 1.000 üzerinden 200 TL'dir; yani 1.200'ün beşte biri değil, 6'da biri. Bu fark sık karıştırılır: yüzde 20'yi toplamdan almak yanlıştır. Hangi ürüne hangi oranın uygulanacağı mevzuata bağlıdır ve zaman zaman değişir; emin değilseniz mali müşavirinize danışın. Araç yalnızca matematik yapar, vergi tavsiyesi vermez.
IBAN kontrolü: yanlış hesaba para göndermemek için
Müşteriden ya da tedarikçiden gelen IBAN'ı elle yazarken bir hane hatası yapmak kolaydır. IBAN Doğrula aracı IBAN'ın kontrol hanesini (mod-97 algoritması) ve uzunluğunu denetler; Türkiye IBAN'ı ise banka kodunu ve banka adını gösterir. Yazım hatası olan IBAN hemen yakalanır. Sınırı bilin: araç hesabın gerçekten var olduğunu ya da kime ait olduğunu söylemez, yalnızca yapı olarak geçerli olup olmadığını gösterir. Ödeme yapmadan önce hesap sahibi adını bankanın ekranında yine kontrol edin. IBAN'ınız sunucuya gönderilmez.
Site simgesi (favicon) ve temel marka işleri
Küçük bir web siteniz varsa tarayıcı sekmesindeki küçük simge (favicon) güven verir. Favicon Oluştur aracı logonuzdan ya da bir-iki harften favicon.ico, PNG simgeler, Apple Touch ve Android boyutlarını, ayrıca hazır HTML kodunu tek zip olarak üretir. Logonuz yoksa işletmenizin baş harfiyle başlayabilirsiniz. Sosyal medya profil görselleri için Resim Boyutlandır platform ölçülerini hazır sunar.
Küçük bir haftalık düzen önerisi
- Menü ya da fiyat listesini güncellediğinizde PDF'i yenileyin ve QR kodu test edin.
- Yeni ürünlerde barkod etiketini basmadan önce okuyucuyla deneyin.
- Her yeni tedarikçi IBAN'ını kullanmadan önce kontrol edin.
- Fiyatları belirlerken KDV dahil mi hariç mi olduğunu etikete açık yazın.
- Müşteri verisini (telefon numaraları) koruyun; kişisel veri kanununa uygun davranın.
Sık sorulan sorular
QR menü nasıl yapılır?
Menünüzü PDF ya da web sayfası olarak bir adreste yayınlayın, adresi QR Kod aracına girin ve PNG veya SVG olarak indirip basın. Adresin sabit kalması önemlidir.
QR kod ne kadar küçük basılabilir?
Güvenli olması için kenarı en az 2-3 cm olmalı, koyu renk açık zemin üzerinde basılmalı ve basmadan önce birkaç telefonla test edilmelidir.
Barkod aracı ürünüme resmî barkod numarası verir mi?
Hayır. Araç numara üretmez; elinizdeki numarayı barkod olarak çizer. Satış kanalları için gereken resmî numaralar GS1 gibi kuruluşlardan alınır.
Bu araçlarla resmî fatura düzenleyebilir miyim?
Hayır. Resmî fatura e-Fatura, e-Arşiv veya yetkili sistemlerle düzenlenir. Araçlar fiyat listesi, teklif ve iç belgeler içindir.
KDV oranları nelerdir?
Araç %1, %10 ve %20 oranlarını hazır sunar; hangi ürüne hangi oranın uygulanacağı mevzuata bağlıdır, mali müşavirinize danışın.
IBAN doğrulama hesap sahibini söyler mi?
Hayır. Yalnızca yapısal doğruluğu, yani kontrol hanesini ve uzunluğu denetler; hesabın var olup olmadığını veya kime ait olduğunu göstermez.
Verilerim sunucuya gidiyor mu?
Hayır. Tüm araçlar tarayıcınızda çalışır; kayıt gerekmez ve girdiğiniz bilgiler gönderilmez.
Telefondan kullanılabilir mi?
Evet. Araçlar telefon ve tablette çalışır; dükkândayken QR kodu ya da KDV hesabını hızlıca yapabilirsiniz.
İlgili araçlar ve rehberler
Kurumsal web sitesi, yazılım ve bilişim altyapısı işleriniz için Bilişim Ajans hizmetlerine göz atabilirsiniz.