Nasıl kullanılır?
- "Tutanak türü" listesinden durumunuza uygun şablonu seçin: teslim tesellüm, toplantı, kaza ve olay tespit, zimmet, işe başlama, işten ayrılma ya da devir teslim. Şablona özgü yasal not hemen altında görünür.
- Tarih, saat ve yer alanlarını doldurun. Bu bilgiler tutanağın başlığının altına ve ilgili maddelere yerleşir. Boş bıraktığınız alanlar köşeli parantezli boşluk olarak kalır.
- Katılımcıları ve sıfatlarını yazın; gerekirse "Katılımcı ekle" ile yeni kişi ekleyin. Her katılımcı için çıktıda boş bir imza alanı oluşur. Tanık gerekiyorsa tanık kutusunu işaretleyin.
- Ürün veya iş listesi olan şablonlarda satır ekleyip silin; bölümlerin metnini düzenleyin, gereksiz bölümü silin ya da yeni bölüm ekleyin.
- Önizlemeyi kontrol edip PDF veya Word olarak indirin. İmzalar çıktı alındıktan sonra ıslak imzayla atılır; araç imza üretmez.
Hangi durumda hangi tutanak?
Tutanak, bir olayın, teslimin ya da toplantının tarih, yer ve katılımcılarla birlikte yazılı olarak kayda geçirilmesidir. Tek başına bir sözleşme veya mahkeme kararı değildir; ancak ileride "kim neyi ne zaman teslim aldı, toplantıda ne konuşuldu" sorusu çıktığında güçlü bir kanıt aracı olabilir. Aşağıda her şablonun ne zaman kullanılacağı ve nelere dikkat edilmesi gerektiği özetlenmiştir.
- Teslim tesellüm tutanağı: Bir mal, ekipman ya da belge bir kişiden diğerine geçerken kullanılır. Ürün listesi tablosu adet, seri numarası ve durum bilgisini taşır. Teslim anındaki görünür hasar ve eksikleri mutlaka not bölümüne yazın; sonradan eklenen iddialar zayıf kalır.
- Toplantı tutanağı: Şirket içi, proje, apartman ya da dernek toplantılarında gündemi, görüşmeleri ve alınan kararları kayda geçirir. Karar ve görev takibi tablosu, kimin neyi hangi tarihe kadar yapacağını gösterir. Şirket, dernek ve kat malikleri kurulu gibi yapılarda karar defteri ve nisap kuralları ayrıca geçerlidir; bu şablon onların yerine geçmez.
- Kaza ve olay tespit tutanağı: Küçük bir maddi hasarlı olayda tarafların ve tanıkların anlattıklarını kayda alır. Resmî kaza tespit tutanağı yerine geçmez. Yaralanma, alkol şüphesi ya da taraflar arasında anlaşmazlık varsa polis, jandarma veya sağlık ekiplerini çağırın ve resmî tutanak tutturun.
- Zimmet tutanağı: Bir çalışana verilen telefon, bilgisayar, anahtar, araç gibi demirbaşları kayda geçirir. Zimmet, tek başına maaştan kesinti yapma yetkisi vermez; kayıp ve hasar durumunda sorumluluk iş sözleşmesi ve mevzuat çerçevesinde değerlendirilir.
- İşe başlama tutanağı: Yeni çalışana teslim edilen kart, ekipman ve belgeleri ile verilen bilgilendirmeleri kayda alır. İş sözleşmesinin ve sigorta girişinin yerine geçmez.
- İşten ayrılma teslim tutanağı: Ayrılan çalışanın iade ettiği malzemeleri ve kapatılan yetkileri listeler. Yalnızca teslimi kayda alır; kıdem, ihbar tazminatı ve yıllık izin ücreti gibi hakların hesabı ya da bunlardan feragat anlamı taşımaz ve ibraname yerine geçmez.
- Devir teslim tutanağı: Bir görev, birim, proje ya da iş yeri başka bir kişiye devredilirken evrak, varlık ve bekleyen işleri listeler. Şifre gibi gizli erişim bilgilerini tutanağa yazmayın, güvenli yoldan ayrıca iletin.
İyi bir tutanakta bulunması gerekenler
Tutanağın değeri, ne kadar somut ve doğrulanabilir olduğuyla ölçülür. Önce tarih, saat ve yer yazılmalıdır; "geçen hafta" ya da "ofiste" gibi belirsiz ifadeler yerine tam tarih ve açık adres kullanın. Katılımcıların ad soyadı ve sıfatı belirtilmeli, her biri belgeyi kendi imzasıyla onaylamalıdır. Olay ya da teslim, sıralı ve tarafsız cümlelerle anlatılmalı; yorum ve suçlama yerine görülen ve yapılan şeyler yazılmalıdır.
Mümkünse tutanağa ek yapın: fotoğraf, fatura, teslim edilen cihazların seri numaraları, ekran görüntüsü gibi belgeler iddiaları destekler. Araç, ekler bölümünde bu belgeleri "EK-1, EK-2" biçiminde numaralayarak listeler. Tutanağı mümkünse olay anında ya da hemen sonrasında düzenleyin; zaman geçtikçe hatırlama ve kanıt değeri azalır.
İmza, nüsha ve tanık
Tutanak, ilgili herkesin imzasıyla anlam kazanır. Çıktıdaki imza alanları bilerek boştur; araç hiçbir imza, kaşe ya da resmî mühür üretmez. İmzalayan herkesin metni okuduğundan emin olun ve her tarafın elinde bir nüsha bulunsun. Taraflardan biri imzadan kaçınırsa, durumu ve nedenini tutanağın not bölümüne yazıp tanıkların imzasını almak yararlı olabilir. Tanık alanını isteğe bağlı ekleyebilirsiniz.
Resmî form ve kurum şartları
Pek çok kurumun kendi formu vardır: trafik kazası için resmî tespit tutanağı, kamu kurumlarında taşınır işlem fişi ve devir teslim formları, iş kazası için resmî bildirim yolları gibi. Bu formların kullanılması gereken yerde özel bir tutanak yeterli sayılmaz. Araç bu nedenle her şablonda "resmî form yerine geçmez" notunu hem ekranda hem çıktıda gösterir. Hangi belgenin geçerli olduğunu bilmiyorsanız önce ilgili kuruma ya da bir avukata danışın.
Sık yapılan hatalar
- Eksik ve hasarı yazmamak: Teslim sırasında fark edilen sorunlar tutanağa yazılmazsa sonradan ispatlamak zorlaşır.
- Tarih ve saati atlamak: Sırası belli olmayan olaylar tartışmalı hâle gelir.
- Gizli bilgileri yazmak: Şifre, PIN ve kimlik numarası gibi hassas bilgileri tutanağa yazmayın.
- Yoruma kaçmak: "Kasten yaptı" gibi yargılar yerine görülen olguyu yazın.
- Boşlukları doldurmamak: Köşeli parantezli yerler doldurulmadan imzalanan tutanak anlamını yitirir. İndirme sırasında kalan boşluk sayısı gösterilir.
Kişisel verileriniz ve gizlilik
Tutanaklar ad, adres, cihaz seri numarası gibi kişisel ve ticari bilgiler içerir. Bu nedenle araç, yazdığınız hiçbir şeyi sunucuya göndermez, çerezle izlemez ve tarayıcıya kaydetmez; sayfayı kapattığınızda form boşalır. PDF ve Word dosyaları doğrudan tarayıcınızda üretilir. Kimlik numarası ve adres alanları isteğe bağlıdır ve boşsa çıktıda görünmez.
Neden Bilişim Ajans aracı?
- Veri gönderilmez. Katılımcı bilgileriniz ve ürün listeleriniz tarayıcınızdan çıkmaz.
- Her bölüm düzenlenebilir. Hazır metin yalnızca başlangıçtır; bölüm ve satır ekleyin ya da silin.
- Boş imza blokları. Araç imza, kaşe ya da mühür üretmez.
- Resmî form uyarısı. Her çıktıda şablona özgü not ve genel uyarı bulunur.
- İki çıktı biçimi. PDF ve Word; Türkçe karakterler eksiksiz.
Sık sorulan sorular
Girdiğim bilgiler bir yere gönderiliyor mu?
Hayır. Katılımcı bilgileri, adresler, ürün listeleri ve metinler yalnızca bu sayfada, tarayıcınızda işlenir. PDF ve Word dosyası da bilgisayarınızda üretilir. Araç hiçbir şeyi saklamaz; sayfayı kapattığınızda form temizlenir.
Bu tutanak resmî bir belge yerine geçer mi?
Hayır. Araç yalnızca örnek bir biçim sunar. Trafik kazası tespit tutanağı, taşınır işlem fişi, noter ya da kurum formu gibi resmî belgelerin yerine geçmez. Resmî bir belge gerekiyorsa ilgili kurumun formunu kullanın.
Kaza tespit tutanağı yerine bunu kullanabilir miyim?
Hayır. Küçük maddi hasarlı olaylarda tarafların anlattıklarını kayda almak için kullanılabilir, ancak resmî kaza tespit tutanağının yerine geçmez. Yaralanma ya da anlaşmazlık varsa polis veya jandarmayı çağırın.
Zimmet tutanağı maaştan kesinti yapma hakkı verir mi?
Hayır. Zimmet yalnızca eşyanın kime teslim edildiğini kayda alır. Kayıp ve hasar durumundaki sorumluluk, iş sözleşmesi ve ilgili mevzuata göre değerlendirilir. Hukuki ihtilafta bir avukata danışın.
İşten ayrılma tutanağı ibraname yerine geçer mi?
Hayır. Bu tutanak yalnızca iade edilen malzeme ve yetkileri kayda alır. Kıdem ve ihbar tazminatı, yıllık izin ücreti gibi hakların hesabı veya bunlardan feragat anlamı taşımaz. İbraname hukuki sonuç doğurur; imzalamadan önce haklarınızı kontrol edin.
İmza alanlarını neden boş bırakıyorsunuz?
İmza, kişinin kendi iradesini gösterdiği bir işlemdir. Araç imza, kaşe veya mühür üretmez; çıktıyı alıp katılımcılar ıslak imzalarını atar.
Toplantı tutanağı genel kurul kararı sayılır mı?
Hayır. Şirket, dernek ve kat malikleri kurulu gibi yapılarda karar defteri, toplantı ve karar nisabı gibi kanuni şartlar vardır. Bu şablon yalnızca iç toplantıları ve basit karar takiplerini kayda almak içindir.
Şablonu değiştirirsem yazdıklarım silinir mi?
Bölümleri ya da tabloyu düzenlediyseniz araç sizi uyarır ve onayınız olmadan şablonu değiştirmez. "Yine de değiştir" düğmesine basarsanız düzenlemeleriniz silinir; katılımcı adlarınız ve ortak alanlar korunur.
Köşeli parantezli boşlukları doldurmazsam ne olur?
Dosya yine üretilir, ancak araç "köşeli parantezli boşluk kaldı" uyarısı gösterir. İmzalamadan önce tüm boşlukları gerçek bilgilerle doldurun.
Bilgilendirme: Tutanak şablonları genel örnektir ve kurumların kendi resmî formlarının yerine geçmez. Hukuki tavsiye değildir; resmî/noterlik işlemler için avukata danışın. Belgede yalnızca kendi bilgilerinizi ve doğru beyanlarınızı kullanın.
İlgili araçlar
Kurumunuza özel belge şablonu ya da web yazılımı ihtiyacınız varsa Bilişim Ajans ekibi yardımcı olur.