PDF meta verisi nedir ve neden temizlenmeli?
Bir PDF dosyası yalnızca gördüğünüz sayfalardan ibaret değildir. Dosyanın içine, sayfaların dışında, "belge bilgisi" denen küçük bir kayıt defteri yazılır. Bu kayıtta belgenin başlığı, yazarı, konusu, anahtar kelimeleri, hangi programla oluşturulduğu, hangi programla PDF'e çevrildiği, ne zaman yaratıldığı ve en son ne zaman değiştirildiği bulunur. Word'den "PDF olarak kaydet" dediğinizde yazar kutusuna bilgisayarın kullanıcı adı, başlık kutusuna dosyanın ilk satırı ya da ilk adı otomatik olarak yazılır. Çoğu kullanıcı bunu fark etmez, ama dosyayı alan kişi herhangi bir PDF okuyucunun "Belge Özellikleri" penceresinden tüm bunları görebilir.
Bunun sıradan görünen sonuçları vardır. İş başvurusunda gönderdiğiniz özgeçmişin yazar alanında önceki işvereninizin adı ya da bir arkadaşınızın bilgisayar kullanıcı adı kalmış olabilir. Müşteriye gönderdiğiniz teklifte başlık hâlâ eski müşterinin adını taşıyabilir. Bir rapor taslak hâlinden gelmişse başlık alanında "Taslak v3 - son hali" gibi bir not görünebilir. Kamuya açık bir belge yayımlayacaksanız, hazırlayan kişinin tam adı ve kullandığı yazılım gibi ayrıntıların dışarı sızması hoş olmayabilir. Meta veriyi temizlemek, belgenin görünür içeriğini değiştirmeden bu izleri silmenin en pratik yoludur.
Nasıl kullanılır?
- PDF dosyalarınızı kutuya bırakın ya da "PDF seç" düğmesiyle açın. Her dosya için sayfa sayısı, dosya boyutu ve ilk sayfanın ölçüsü gösterilir; mevcut başlık, yazar, konu, anahtar kelimeler, oluşturan program, üretici ve tarih bilgileri alanlara otomatik dolar.
- Bir alanı değiştirmek için içine yazın, silmek için içini boşaltın. Hepsini birden silmek isterseniz "Tümünü temizle" düğmesine basın; bu düğme, listedeki bütün dosyaların alanlarını boşaltır.
- İsterseniz üstteki "Yeni başlık" kutusuna tüm dosyalar için ortak, nötr bir başlık yazın. XMP seçeneği varsayılan olarak açıktır; kapatmadığınız sürece XMP akışı da silinir.
- "Uygula ve PDF'leri hazırla" düğmesine basın. Her dosya
dosya-temiz.pdfadıyla ayrı ayrı hazırlanır; tek tek ya da "Tümünü indir" ile alabilirsiniz.
Hangi alanlar silinir?
Araç, PDF standardındaki sekiz bilgi alanını gösterir ve düzenlemenize izin verir: başlık, yazar, konu, anahtar kelimeler, oluşturan (belgeyi ilk yaratan uygulama), üretici (PDF'i yazan program ya da kütüphane), oluşturma tarihi ve değişiklik tarihi. Bu alanları boşalttığınızda kayıt dosyadan tamamen çıkarılır; boş bir değerle bırakılmaz. Böylece bir PDF okuyucu "Özellikler" penceresinde bu satırları hiç göstermez.
Ayrıca isteğe bağlı olarak XMP üst veri akışı silinir. XMP, Adobe'nin tanımladığı ve XML olarak yazılan ikinci bir üst veri katmanıdır. Birçok program hem bilgi alanlarına hem de XMP'ye aynı bilgileri yazar; ayrıca XMP içinde düzenleme geçmişi, belgenin benzersiz kimliği, kullanılan şablon ya da yazı tipi listesi gibi daha fazlası bulunabilir. Yalnızca bilgi alanlarını silip XMP'yi bırakırsanız kişisel izler hâlâ dosyada durur. Bu yüzden XMP kutusunu işaretli bırakmanızı öneririz.
Meta veriyi düzenleme: ne zaman temizlemek, ne zaman değiştirmek?
Her zaman tamamen silmek doğru değildir. Arşivleme ve arama sistemleri çoğu zaman başlık alanını kullanır: bir belge yönetim programında dosya adı yerine başlık görünüyor olabilir. Tarayıcının sekme başlığı da PDF'i açtığınızda belgenin başlık alanından gelir; boş bırakılırsa dosya adı görünür. Bu nedenle kurumsal bir yayın hazırlıyorsanız yazar alanını silip başlığı doğru ve anlaşılır bir ifadeyle değiştirmek, tüm alanları boş bırakmaktan daha iyi olabilir. Anahtar kelime alanı arama motorları ve belge yönetim sistemleri için bilgi taşıdığından, açık bir yayın yapıyorsanız oraya ilgili sözcükleri yazabilirsiniz. Gizlilik öncelikliyse hepsini silin.
Tarih alanlarında dikkatli olun. Bir sözleşmenin ya da raporun oluşturma tarihi bazı durumlarda kayıt değeri taşır; tarihi silmek belgenin ne zaman hazırlandığına dair kayıtları ortadan kaldırır. Bunu bilerek yapın. Bu araç tarihleri yalnızca sizin isteğinizle silmekte ya da değiştirmektedir; bir belgenin gerçek geçmişini gizleyerek yanıltıcı kullanım, sorumluluğu kullanıcıya ait bir davranıştır ve hukuki geçerliliği olan belgelerde önerilmez.
Temizlik neyi değiştirmez?
Belge içindeki metin, görseller, bağlantılar, yer imleri ve form alanları olduğu gibi kalır; hiçbir sayfa yeniden çizilmez, sıkıştırılmaz. Ancak şunu bilin: görünür sayfa içeriğinde yazan kişisel bilgiler (örneğin sayfanın altındaki imza bloğu ya da bir ek açıklama) bu araçla silinmez, çünkü onlar meta veri değildir. Açıklamaların, yorumların ve gömülü dosya eklerinin ayrıca gözden geçirilmesi gerekir. Metni kalıcı olarak gizlemeniz gerekiyorsa PDF Karart aracını kullanın. Dijital imzalı bir PDF'te herhangi bir değişiklik imzayı geçersiz kılar; imzalı belgelerde temizlik yapmadan önce bunu düşünün.
Neden Bilişim Ajans aracı?
- Dosya yüklenmez. Sözleşme, bordro ya da kimlik fotokopisi gibi hassas PDF'ler bilgisayarınızdan çıkmaz; işlem tarayıcıda yapılır.
- Önce görürsünüz. Neyin saklandığını görmeden silmek yerine, her alanı okuyup karar verirsiniz.
- XMP dahil. Yalnızca bilgi alanlarını değil, ikinci üst veri katmanını da temizler.
- Toplu çalışma. Birden çok dosyayı tek seferde işler, her birini ayrı indirirsiniz.
- Gerçekten ücretsiz. Kayıt, filigran, günlük sınır ya da "premium" tuzağı yoktur.
Sık sorulan sorular
PDF dosyam bir sunucuya yükleniyor mu?
Hayır. Dosya tarayıcınızın belleğinde okunur ve orada işlenir. Hiçbir ağ isteği yapılmaz; geliştirici araçlarının "Network" sekmesinden bunu doğrulayabilirsiniz. Sayfa açıldıktan sonra internetinizi kesseniz de çalışır.
Belgenin metni ve görselleri değişir mi?
Hayır. Yalnızca üst veri (bilgi alanları ve XMP) temizlenir ya da düzenlenir. Sayfalar, metin, görseller, bağlantılar ve yer imleri olduğu gibi kalır.
Yazar adını silmek yeterli mi?
Çoğu zaman değildir. Aynı bilgi XMP akışında ikinci kez durabilir. Bu araç varsayılan olarak XMP'yi de kaldırır. Ayrıca sayfa içindeki görünür metinler ve yorumlar meta veri değildir, onları siz kontrol etmelisiniz.
Şifreli PDF'in meta verisini temizleyebilir miyim?
Şifreli dosyalar açılamaz; araç "Dosya şifreli görünüyor; önce şifreyi kaldırın" uyarısı verir. Parolayı biliyorsanız önce PDF Şifre Kaldır aracıyla şifreyi kaldırıp sonra tekrar deneyin.
Dijital imzalı bir PDF'te temizlik yapabilir miyim?
Teknik olarak dosya yeniden yazılır; bu da imzanın geçersiz görünmesine yol açar. Hukuki geçerliliği olan imzalı belgelerde meta veriyi değiştirmeyin.
Tarihleri silince dosya sistemindeki tarih de değişir mi?
Hayır. Araç yalnızca PDF'in içindeki oluşturma ve değişiklik kayıtlarını etkiler. Bilgisayarınızın gösterdiği dosya tarihi, dosyayı indirdiğiniz zamana ait olur.
Birden çok PDF'i aynı anda işleyebilir miyim?
Evet. Dosyaları birlikte seçin ya da sırayla ekleyin. Her dosyanın alanları ayrı ayrı görünür ve düzenlenir; "Tümünü temizle" hepsini boşaltır. Her dosya ayrı bir ad-temiz.pdf olarak indirilir.
Hata aldım: "bozuk ya da geçerli bir PDF değil"
Dosya yarım inmiş, uzantısı .pdf olsa da içeriği başka bir biçimde ya da gerçekten hasarlı olabilir. Başka bir programla açmayı deneyin; açılıyorsa "Farklı kaydet" ile PDF olarak yeniden kaydedin ve tekrar seçin.
İlgili araçlar
Kurumunuzda belge gizliliği ve arşiv düzeni için özel bir çözüm gerekiyorsa Bilişim Ajans ekibi yardımcı olur.