E-posta imzası nedir, neden önemlidir?
E-posta imzası, gönderdiğiniz her iletinin altına otomatik eklenen kısa tanıtım bloğudur. Adınız, unvanınız, şirketiniz, telefonunuz ve web adresiniz gibi bilgileri tek yerde toplar; karşınızdaki kişinin sizi aramak, web sitenizi açmak ya da sosyal hesabınıza ulaşmak için ileti geçmişinde bilgi aramasını önler. Günde onlarca iletiye yanıt veren bir çalışan için imza, küçük ama sürekli çalışan bir kartvizittir. Düzenli ve tutarlı bir imza, kurumun profesyonel göründüğünü gösterir; dağınık, her çalışanda farklı biçimde hazırlanmış imzalar ise tam tersi izlenim bırakır.
İyi imza yalnızca güzel görünmez, işe de yarar. Telefon numarasının dokunulur bağlantı olması mobil kullanıcıların tek dokunuşla aramasını sağlar; WhatsApp bağlantısı müşterinin sizinle hızlıca yazışmasına izin verir; web adresi trafik getirir. Bu araç, bu öğelerin hepsini doğru bağlantılarla ve e-posta programlarında bozulmayacak bir yapıyla üretir.
Nasıl kullanılır?
- Ad, unvan, şirket ve iletişim alanlarını doldurun. Yalnızca ihtiyacınız olan alanları yazın; boş alanlar imzada görünmez.
- İsterseniz logonuzu ya da fotoğrafınızı ekleyin. Gmail kullanacaksanız görselin web adresini girin; Outlook ve Apple Mail için bilgisayardan seçip gömmek yeterlidir.
- Düzen listesinden altı seçenekten birini seçin, yazı tipini ve vurgu rengini kurumsal kimliğinize uyarlayın. Önizleme her değişiklikte güncellenir.
- "Zengin imzayı kopyala" düğmesine basın ve e-posta programınızın imza kutusuna yapıştırın. HTML kodu isterseniz "HTML kodunu kopyala" ya da "HTML olarak indir" düğmelerini kullanın.
- İmzayı kaydedin ve kendinize deneme iletisi gönderip hem bilgisayarda hem telefonda nasıl göründüğüne bakın.
Hangi düzen kime uygun?
Sade düzen, kurumsal yazışmaların çoğu için en güvenli seçimdir: alt alta dizilmiş satırlar, çizgisiz ve hafiftir. Çizgili düzen soldaki renkli çizgiyle imzayı iletiden ayırır; hukuk, mali müşavirlik ve danışmanlık gibi ciddi görünmesi gereken alanlara yakışır. İki sütun düzen, logoyu ve adı solda, iletişim bilgilerini sağda toplar; kurumsal logo öne çıkacaksa idealdir. Kartvizit düzeni çerçeveli bir kart görünümü verir ve serbest çalışanlar ile küçük işletmelerde sık tercih edilir. Bordo vurgu düzeni üstte renkli bir bant kullanır ve adınızı güçlü biçimde öne çıkarır; rengi kurumunuza göre değiştirebilirsiniz. Koyu düzen koyu zeminde açık yazı kullanır, teknoloji ve tasarım alanlarında dikkat çeker; yine de her istemcide zeminin korunması için bazı eski programlarda görünüm farklılaşabilir, mutlaka deneme iletisi gönderin.
İmzayı Gmail, Outlook ve Apple Mail'e ekleme
Menü adları program sürümüne göre değişebilir; aşağıdaki adımlar genel yolu gösterir. Her üç programda da önce bu sayfada "Zengin imzayı kopyala" düğmesine basın.
Gmail: Sağ üstteki dişli simgesine tıklayın, "Tüm ayarları gör" bölümünü açın ve "Genel" sekmesinde "İmza" alanına inin. "Yeni oluştur" ile bir ad verin, imza kutusuna Ctrl+V ile yapıştırın. Aşağıda yeni iletiler ve yanıtlar için varsayılan imzayı seçin, sayfanın en altındaki "Değişiklikleri kaydet" düğmesine basın. Gmail imza alanı yaklaşık 10.000 karakterle sınırlıdır ve gömülü (data URI) görselleri güvenilir biçimde göstermez; bu yüzden Gmail için logonuzu bir web adresinde barındırıp bu araçta "Web adresi" seçeneğini kullanmanız önerilir.
Outlook: Masaüstü sürümünde Dosya > Seçenekler > Posta > İmzalar yolunu izleyin, "Yeni" ile bir ad verin ve düzenleme kutusuna yapıştırın. Yeni iletiler ve yanıtlar için varsayılanı seçip Tamam deyin. Outlook'un web sürümünde ve yeni Outlook'ta Ayarlar > Hesap > İmzalar bölümü benzer çalışır. Outlook, Word'ün oluşturma motorunu kullandığı için yuvarlak kırpma gibi bazı görsel efektleri göstermeyebilir; imza yine okunur ve düzenli kalır.
Apple Mail: Mail > Ayarlar (eski sürümlerde Tercihler) > İmzalar bölümünü açın, + düğmesiyle yeni imza ekleyin ve yapıştırmadan önce "Her zaman varsayılan mesaj yazı tipimi eşleştir" kutusunun işaretini kaldırın; aksi hâlde yazı tipi ve renkler sıfırlanabilir. Yapıştırdıktan sonra imzayı ilgili hesaba sürükleyin.
Logo ve fotoğraf: gömmek mi, barındırmak mı?
E-posta imzalarındaki görseller iki yoldan eklenir. Birincisi görseli bir web adresinde barındırıp imzada o adrese bağlantı vermektir; imza hafif kalır ve Gmail'de çalışır, ancak alıcının programı görselleri varsayılan olarak engelleyebilir. İkincisi görseli "data URI" olarak imza kodunun içine gömmektir; bu yöntemde görsel kodla birlikte taşınır, Outlook ve Apple Mail'de yapıştırma sırasında genellikle sorunsuz çalışır, fakat kod büyür ve Gmail gibi bazı istemciler gömülü görselleri kabul etmez. Bu araç iki yolu da sunar. Bilgisayardan seçtiğiniz görseli otomatik küçültür, ekranda yaklaşık boyutu gösterir ve büyük olduğunda sizi uyarır. Hedef boyut birkaç on kilobayt olmalıdır: logonuzu 200 piksel genişliğinin altında ve sade renkli tutmak yeterlidir.
Fotoğraf kullanacaksanız kare kırpılmış, yüzün net göründüğü ve en fazla 96-120 piksel genişliğinde bir görsel seçin. "Yuvarlak kırp" seçeneği görseli ortadan kare keser ve köşeleri yuvarlar. Görselin alternatif metni otomatik olarak şirket ya da ad bilgisinden alınır; böylece görseller engellendiğinde bile alıcı bir yazı görür.
İyi bir e-posta imzasının kuralları
- Kısa tutun. Dört ila altı satır yeterlidir. Uzun imzalar iletinin asıl mesajını gölgeler ve yanıt zincirlerinde birikir.
- Genişlik 600 pikseli aşmasın. Bu araç tüm düzenleri en fazla 600 piksel olarak üretir; küçük ekranlarda otomatik daralır.
- Güvenli yazı tipleri kullanın. Arial, Verdana, Tahoma, Georgia gibi her bilgisayarda bulunan yazı tipleri seçilir. Site yazı tipleri alıcıda yüklü olmadığı için kullanılmaz.
- Kontrasta dikkat edin. Açık renkli bir vurgu rengi beyaz zeminde okunmaz; araç yetersiz kontrastı size bildirir.
- Bilgi doğru ve güncel olsun. Telefon, adres ve unvan değiştiğinde imzayı güncelleyin. Bağlantıları yayına almadan önce tıklayarak deneyin.
- Yasal notları ihmal etmeyin. Kurumunuz bir gizlilik ya da sorumluluk metni istiyorsa "Ek not" alanına yazın; küçük ve gri biçimde en alta eklenir.
Neden tablo tabanlı HTML ve satır içi (inline) CSS?
Web sayfaları modern CSS ile düzenlenir; e-posta programları ise çok farklı davranır. Outlook masaüstü sürümü Word motoruyla çalışır ve birçok CSS özelliğini yok sayar, Gmail ise bazı stil bloklarını siler. Bu yüzden e-posta dünyasında hâlâ en güvenilir yöntem, yerleşimi tablolarla kurmak ve tüm stilleri doğrudan her öğenin üzerine yazmaktır. Bu araç tam olarak bunu yapar: dış stil dosyası, script ya da harici yazı tipi kullanmaz; her hücrenin yazı tipi, boyutu ve rengi öğenin kendisinde tanımlıdır. Böylece imzanız Gmail'de, Outlook'ta, Apple Mail'de ve çoğu mobil uygulamada aynı görünür. Üretilen kodun hiçbir yerinde izleme noktası ya da gizli bağlantı yoktur; imzanın altına bizim adımıza bir bağlantı da eklenmez.
Neden Bilişim Ajans aracı?
- Veri gönderilmez. Adınız, telefonunuz ve seçtiğiniz görsel yalnızca tarayıcınızda işlenir; hiçbir sunucuya yazılmaz.
- Altı düzen, tek ekran. Sade, çizgili, iki sütun, kartvizit, bordo vurgu ve koyu düzenler arasında anında geçiş yapın.
- Doğru bağlantılar. Telefon için tel:, e-posta için mailto:, WhatsApp için wa.me bağlantısı ve geçerli sosyal adresler otomatik kurulur; geçersiz girdiler tehlikeli bağlantıya dönüşmez.
- Çevrimdışı çalışır. Sayfa yüklendikten sonra internetsiz de kullanılabilir.
- Gerçekten ücretsiz. Kayıt, sınır ve "premium" tuzağı yok.
Sık sorulan sorular
Girdiğim bilgiler bir yere gönderiliyor mu?
Hayır. Tüm alanlar ve seçtiğiniz görsel tarayıcınızın belleğinde işlenir; ağ isteği yapılmaz. İsterseniz tarayıcının geliştirici araçlarındaki Network sekmesinden bunu doğrulayabilirsiniz. Web adresi olarak verdiğiniz görsel bile önizlemede yüklenmez.
Gmail'de imzadaki logom neden görünmüyor?
Gmail gömülü (data URI) görselleri imza alanında güvenilir biçimde kabul etmez. Logonuzu herkese açık bir web adresinde barındırın, bu araçta "Web adresi" seçeneğini seçip adresi yazın ve çıktıyı yeniden kopyalayın. Gmail imza alanı ayrıca yaklaşık 10.000 karakter sınırına sahiptir, büyük gömülü görseller bu sınırı hızla aşar.
"Zengin imzayı kopyala" ile "HTML kodunu kopyala" arasındaki fark nedir?
Zengin kopyalama imzayı biçimli hâliyle panoya alır; imza kutusuna yapıştırdığınızda yazı tipi, renk, bağlantı ve düzen korunur. HTML kodunu kopyala ise ham kodu metin olarak alır; kodu doğrudan kabul eden yönetim panelleri, kurumsal imza araçları ve Outlook'un .htm imza dosyası için kullanılır.
İmza telefonda bozuk görünür mü?
İmza en fazla 600 piksel genişliğinde tablo olarak kurulur ve küçük ekranlarda daralır. Yine de farklı e-posta uygulamaları farklı davranabilir; imzayı kaydettikten sonra kendinize deneme iletisi gönderip telefonunuzdan kontrol etmenizi öneririz. Çok geniş yazı tipi boyutları ve uzun adresler satır sonuna sarılır.
Hangi görsel boyutu ve biçimi uygun?
Logo için 200 piksel genişliğinin altında bir PNG, fotoğraf için kare bir JPG idealdir. Araç, bilgisayardan seçtiğiniz görseli görüntü genişliğinin iki katına küçültür ve boyutunu gösterir. 50 KB civarını aşan gömülü görseller için uyarı çıkar; çünkü imza her iletiyle birlikte gider.
E-posta adresim neden bağlantı olmadı?
Girdiğiniz adres ad@ornek.com biçiminde olmayabilir; boşluk, eksik uzantı ya da eksik @ işareti içeriyor olabilir. Araç geçersiz adresi yine de metin olarak yazar ama mailto bağlantısı oluşturmaz ve altında bir uyarı gösterir. Adresi düzeltince bağlantı otomatik oluşur.
Koyu düzen her e-posta programında koyu görünür mü?
Koyu zemin hem stil hem de bgcolor özniteliğiyle tanımlanır, bu nedenle çoğu program zemini korur. Ancak bazı istemcilerin kendi "koyu mod" dönüşümleri renkleri tersine çevirebilir; bu durumda imza yine okunur kalacak şekilde kontrast ayarlanır, fakat görünüm farklılaşabilir. Önemli yazışmalarda sade ya da çizgili düzeni tercih edin.
İmzamı daha sonra düzenleyebilir miyim?
Bu araç bilgilerinizi saklamaz (çerez ya da depolama kullanmaz), bu yüzden sayfayı kapattığınızda alanlar sıfırlanır. İndirdiğiniz HTML dosyasını kaydedin ve değişiklik gerektiğinde bilgileri aracı yeniden açıp tekrar girin; ya da HTML kodunu bir metin düzenleyicide elle değiştirin.
İlgili araçlar
Kurumsal kimlik, logo ve web sitesi çalışmaları için Bilişim Ajans ekibinden destek alabilirsiniz.